UX – User Experience på universitetsbiblioteket

Vårt UX-arbete blev uppmärksammat i en intervju publicerad på Linnéuniversitetets intranät Medarbetaren den 26 maj. 

Här kommer den i sin helhet.

Studenternas upplevelser styr utvecklingen på universitetsbiblioteket

TEMA STUDENT OCH UTBILDNING: – Istället för att gissa vad studenterna tycker ser vi till att deras perspektiv är närvarande hela tiden, säger bibliotekarie Emelie Uggla Waldenström. Genom att förstå vilka olika behov, beteenden och drivkrafter de som använder biblioteket har kan vi skapa värde för dem, vare sig det handlar om digitala tjänster eller besökarnas rörelsemönster i lokalerna.

Universitetsbiblioteket använder user experience (UX) som en del i sin verksamhetsutveckling. I bibliotekets UX-grupp ingår bibliotekarierna Ida Henriksson, Johanna Palm, Sara Bünger och Emelie Uggla Waldenström från olika delar av verksamheten.

UX handlar om att man utgår från användarens perspektiv för att förbättra och utveckla sin verksamhet. Med hjälp av olika metoder kan man förstå människors känslor, behov och beteenden för att därmed kunna skapa bättre tjänster och funktioner.

– Våra användares upplevelser är mycket viktiga när vi utvecklar verksamheten. Vi har en ständig utvecklingsprocess där vi gör små förändringar, testar och förändrar igen, snarare än att utveckla något till det är ”färdigt” för att sedan smälla ihop boken och säga: japp, då var det klart!

Detta är ett sätt för biblioteket att se bortom besöks- och lånestatistiken och förstå varför användningen ser ut som den gör, och vad som påverkar den. Metoden kan användas för att utveckla både digitala och fysiska lösningar.

Observerar användarna
Ett av angreppssätten inom UX är att göra observationer av användarna, observationer som kan ske i den fysiska miljön såväl som i den digitala.

– Vi sätter oss ibland och observerar i lokalerna för att se hur våra miljöer används och hur våra besökare beter sig. Tidigare har vi gjort enkäter och frågat studenterna hur vi kan bli bättre. Nu tittar vi istället på vad de faktiskt gör – inte vad de säger att de gör, förklarar Ida Henriksson.

– Vi har till exempel utvecklat vårt söksystem OneSearch genom att gå igenom vanliga frågor vi får i våra chattar. Vi har också spelat in observationer av hur studenterna gör när de ska lösa olika sökuppgifter på skärmen.

– För närvarande arbetar vi med våra 3D-kartor. Vi tog fram dem för att göra det enklare att söka fram och hitta boken i hyllan, men också för att tydliggöra andra funktioner i biblioteket. Just nu har vi en webbenkät ute om kartorna och sedan ska vi följa upp den genom några skärminspelningar.

Olika typer av studiemiljöer
På biblioteket har de under lång tid regelbundet undersökt studenternas fysiska studiemiljöer med olika metoder, till exempel observationer, korta spontana så kallade gerillaintervjuer samt fotodagböcker.

– Det har bidragit till stora förändringar i våra fysiska miljöer. Studenterna behöver olika typer av studiemiljöer och därför har vi delat in biblioteken i tydliga zoner utifrån aktivitets- och ljudnivå.

På biblioteket i Växjö färgkodades de olika studiemiljöerna och tillsammans med olika typer av möbler signalerar det hur miljön ska användas.

– I det nya biblioteket i hus Stella i Kalmar har vi samma tänk, och där blir miljöerna tystare ju längre upp i huset man kommer. Även där använder vi färger och möblering för att visa på de olika miljöerna.

Studenterna vill vara med och påverka
I många fall är studenterna aktiva och vill vara med och påverka och delta i bibliotekets undersökningar.

– I studiemiljöerna har vi ställt ut whiteboards där vi för en dialog med studenterna på plats och får omedelbar feedback. Vi ser till exempel att det som tidigare varit vanliga frågor i våra chattar nu ställs mindre ofta – ett kvitto på att en förändring blivit bra!

Slutligen, har ni några tips till andra som vill göra något liknande och använda den här metoden?

– Börja smått, och testa bara sådant som verkligen är möjligt att påverka, säger Johanna Palm. Gör fem gerillaintervjuer eller fem skärminspelningar så får du de stora generella dragen. Fler behövs egentligen inte. Det är också viktigt att visa upp resultatet, så att studenterna känner att deras medverkan faktiskt ledde till förändring. Och till sist, tveka inte – bara kör!



Tema student och utbildning
Under april-juni sätter vi extra fokus på våra studenter och utbildning – ett av målen för 2025. Vad gör vi för att ge studenterna de bästa förutsättningarna för att göra en framgångsrik utvecklingsresa som rustar dem att möta samhällets utmaningar? Vad behöver vi bli bättre på? 

Efter det märkligaste året i mannaminne återvände äntligen våren med full kraft tillsammans med drömmar om vaccin, mänskliga möten och en ordinär vardag.
 
Pandemin förvandlade vardagen till ständigt pågående krishantering, som i sin tur efter ett tag blev en ny sorts vardag med andra normer: två meters avstånd, obemannade diskar, plexiglas och handsprit. Pandemin tvingade fram snabba förändringar i verksamheten och nya sätt för oss att möta våra användare. Vi tyckte nog att vi hade klarat omställningen rätt väl och många av förändringarna kommer att vara beständiga.  Men när vi nu försiktigt börjar planera mot en mer normal vardag framåt hösten (eller så)  behöver detta ske med ett kritiskt förhållningssätt.  Användarnas perspektiv har fått stå tillbaka genom krisen och när vi nu ska forma det ”nya normala” behöver deras upplevelser och behov räknas i processen. Vi ska vara stolta över förändringar som funkat och ibland också tagit våra verksamheter långt in i den digitala tidsåldern, men också våga ta reda på var våra egna behov tar slut och våra användares tar vid. Det är dags att följa upp, undersöka, jämföra, utvärdera! 
 
I jakt på inspiration anordnade så UX-gruppen den 18 mars en träff för det nätverk som vi tillsammans med Malmö och Karlstad startade efter UX-libs 2018. Temat för träffen var Erfarenheter kring UX under en pandemi.
 
De lärosätesbibliotek som deltog var från Göteborgs universitet (Biomedicinska och Samhällsvetenskapliga biblioteken) Chalmers, Karlstad Universitet, Malmö Universitet, Högskolan i Skövde och Örebro Universitet. Vid tidigare träffar har fokus legat på ett praktiskt arbete, men eftersom mötet hölls i Zoom ägnades detta tillfälle mest åt erfarenhetsutbyten istället, vilket det också fanns behov av.
 
Efter en snabb incheckning rundan runt med alla deltagande lärosäten, delade Samhällsvetenskapliga biblioteket vid GU med sig av en nyligen gjord undersökning (fotodagbok) om hur studenterna upplevt övergången till digital undervisning. På GU har tre utvecklingstjänster skapats för att ge förutsättningar för att över längre tid arbeta deltid (50%) med ett tema inom utvecklingen av biblioteksverksamheten. Ett delsyfte är att skapa möjligheter för universitetsbibliotekarierna att meritera sig för forskarutbildning, t ex genom att skriva bokkapitel eller en artikel. Ett annat delsyfte är att tillämpa undersökande metoder, för att på sikt ta fram en modell vid universitetsbiblioteket, som syftar till en ökad samverkan mellan Göteborgs universitetsbiblioteks verksamhetsutveckling och forskning. 
Undersökningen med fotodagböcker kommer från detta projekt och från den del som fokuserar på att följa socionomstudenterna och en annan del undersöker samverkan med utbildningarna om UB: undervisning. 
Resultatet av fotodagböckerna blev komplext, men kanske inte så förvånande. Där vissa studenter hade det förhållandevis lätt, drabbades andra av hög stress, mycket beroende på brist på fysiska möjligheter till zoommöten i avskildhet, hemmavarande familjemedlemmar med mera. 
 
Den andra halvan av programmet ägnades åt att i olika breakout rooms först diskutera erfarenheter av UX på distans och därefter bygga varsitt case kring vad och hur vi skulle vilja UX:a på distans. 
 
Våra sammanlagda erfarenheter.
UX har fått stå tillbaka hos samtliga nätverksdeltagare under pandemin. Samtidigt som vi gjort otroligt många förändringar på kort tid, har vi varken följt upp eller utvärderat dem. Vi har helt enkelt glömt att fråga användarna. 
 
Hur vet vi vad som var bra i förändringarna? På vilket sätt ska vi fortsätta erbjuda digitala vägar? Finns det något som passar alla?
 
Vi säger ofta att vi har klarat att ställa om, men vi har inte frågat våra användare. Har vi klarat det? Det här är frågor som studenterna bör svara på för att vi ska veta vad vi ska ta med oss framåt. 
 
Vi har haft ett testande arbetssätt under pandemin och varit orädda för att pröva olika saker utan färdiga och helt genomtänkta lösningar  Hur behåller vi det testande arbetssättet (och acceptansen för det över hela universitetet) fast med användarnas perspektiv?
 
Nu sätter på på oss UX-glasögonen och kör!
 
Tips från nätverket!
– Skugga varandra vid undervisning (Biomedicinska har inbokade träffar med både MaU och LiU)
– Bygg en tidslinje över Corona-tiden: vad hände när? Vilka förändringar har vi gjort? Varför gjorde vi dem?
– Infodisk via Zoom: I Örebro testade man korta öppettider och det kom ingen,. När öppettiderna utökades (9-16) rasade det in frågor. För att kunna täcka upp vid toppar chattar man till kollegor och för att kalla in extra bemanning. 
– Lunch-snabben och “alltid på en måndag”: korta föreläsningar via zoom. 
– Miro: verktyg att jobba med. 
– Ta reda på hur, var och när användarna vill komma i kontakt med oss i biblioteket. Vill de rentav bli kontaktade? 
– Hur organiserar vi informationen på webben? Enligt vår organisation eller enligt användarnas behov av stöd (ett lärosäte hade samlat all info för forskare på ett ställe). 
– Storytelling. Inte bara skyltar och flytta möblerna. 
 
Rekrytering i pandemi
 MyMoodle, fråga i chatten, info på webben, flyers, massmejl, lägg ut enkäter i grupprum och på bord.
 
Utmaningar
Hur når vi ut? Skapa och behålla relationer.
För vår egen del: Att vara kreativa. Hur återskapar vi den spontana kreativiteten i ett inbokat zoom-möte? 
 
Gruppdiskussioner, utveckla underlag för UX-undersökning:
– Samarbeta över lärosätesgränserna genom skärminspelningar av användarnas sökningar i ex nya pubmed, följa uppsatspar, systematiska litteraturöversikter
– När, var och hur vill du komma i kontakt med biblioteket? (Vad ska vi göra framåt – hur fortsätter vi mot det nya normala)
– Chatt, digitala zoomdiskar -vad tar vi med oss från det digitala
– Wayfinding